INFOLAHTADAM IX/UDAYANA: MANFAAT PENGARSIPAN ELEKTRONIK

Arsip berasal dari bahasa yunani “archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan dokumen masa pemerintahan berada di Balai Kota (archeon). Dengan demikian, arsip yang mengadopsi istilah “archief ”dari bahasa Belanda memilki kemiripan dengan bahasa Yunani “archivum ”. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan sebagainya.

Arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut juga arsip digital atau arsip elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media. Sistem arsip elektronik merupakan otomatisasi dari sistem arsip manual. Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa adanya sistem arsip manual.

Manfaat Arsip Elektronik:

1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.

3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya berdasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.

5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).

6. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tahu bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

Langkah- langkah penginstalan aplikasi :

Persyaratan minimum program sbb :

1. Komputer dengan Pentium 4 (3,0 GHz), RAM 512 MB.

2. Terinstall web-server :

a. XAMPP (URL download : https://www.apachefriends.org/download.html)

b. WAMP (URLdownload http://sourceforge.net/projects/wampserver/files/latest/download)

3. Web browser sepert Google Chrome, Mozilla Firefox, atau Internet.

Langkah 1 : Langkah pertama yang harus anda lakukan adalah menginstal web-server seperti di atas. Selain itu, anda juga harus mendownload source code aplikasi beserta databasenya, sehingga akan didapatkan file seperti ini :

Klik kanan pada file “Source_Code_Aplikasi_ASAMURAT.rar”, pilih “Extract Here”

Langkah 2 : Copy-kan folder “asamurat” ke folder web-server Anda. Biasanya di folder “www” atau “htdocs” di tempat Anda menginstal web - servernya.

Selanjutnya buka web-browser Anda, ketikkan pada address-bar :http://localhost/phpmyadmin/

Langkah 3. Kemudian klik “Database”, buat database, dengan memasukkan nama database pada isian “Create Database” di bawah ini. Masukkan nama database “db_asamurat”, dan kemudian klik “Create”